Управление делами администрации МО город Новотроицк
Управление по всем вопросам своей деятельности подчинено главе муниципального образования город Новотроицк и в пределах компетенции непосредственно подотчетно заместителю главы - руководителю аппарата администрации муниципального образования город Новотроицк.
Правовую основу деятельности управления составляют Конституция Российской Федерации, законодательство Российской Федерации и Оренбургской области, нормативно-правовые акты органов власти Оренбургской области, правовые акты органов местного самоуправления муниципального образования город Новотроицк, Устав муниципального образования город Новотроицк, решения городского Совета депутатов муниципального образования город Новотроицк, постановления и распоряжения администрации муниципального образования город Новотроицк, положение об управлениии делами администрации МО город Новотроицк.
В пределах своей компетенции управление делами вступает в правоотношения с юридическими лицами, ведет переписку, имеет штампы, бланки установленного образца.
Основными задачами управления являются:
Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному делопроизводству деятельности администрации муниципального образования город Новотроицк, администраций сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования город Новотроицк.
Контроль за работой муниципального архива.
Руководство и организация работы отдела организационно-контрольной работы и делопроизводства администрации муниципального образования город Новотроицк.
Организация контроля по соблюдению городскими организациями любых форм собственности законодательства РФ по ведению документооборота, своевременной подготовке и сдаче документов в архив.
Организационное обеспечение официальных делегаций, а также протокольных мероприятий, проводимых главой муниципального образования город Новотроицк.
Осуществление контроля за исполнением документов в структурных подразделениях администрации муниципального образования город Новотроицк.
Организация прохождения документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству администрации город Новотроицк.
Организация работы по рассмотрению обращений граждан в соответствии с Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального образования город Новотроицк.
Обеспечение выдачи запрашиваемых заявителями документов, оформленных в установленном порядке.
Координация работы структурных подразделений администрации муниципального образования город Новотроицк по их взаимодействию с представительными и исполнительными органами и городскими организациями независимо от форм собственности в целях практической реализации Федерального закона от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Содействие созданию единой информационной и методологической системы обеспечения права граждан на обращение в государственные органы, органы местного самоуправления и к должностным лицам через «Электронную приемную Президента Российской Федерации».
Обеспечение компьютерной и оргтехникой структурных подразделений администрации муниципального образования город Новотроицк.
Организация информационного обслуживания структурных подразделений администрации муниципального образования город Новотроицк в рамках возложенных на них функций.
В соответствии с возложенными задачами управление выполняет следующие функции:
Осуществление контроля за исполнением документов, поставленных на контроль главой муниципального образования город Новотроицк, первым заместителем главы муниципального образования город Новотроицк, заместителями главы муниципального образования город Новотроицк.
Организация приема, регистрация входящей и отправка исходящей корреспонденции, внесение ее в электронную базу данных в рамках автоматизированной системы документооборота.
Контроль за сроками рассмотрения комитетами, управлениями и отделами администрации муниципального образования город Новотроицк писем организаций, граждан, поступающих в управление.
Осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями администрации муниципального образования город Новотроицк дел; за оперативным использованием документов, с пометкой «подлежит возврату».
Регистрация, оформление, копирование в необходимых количествах и своевременная рассылка нормативно-правовых актов, организация печатных и копировальных работ.
Организация работы «Комиссии по наградам» администрации муниципального образования город Новотроицк, оформление Почетных грамот, Благодарностей и Благодарственных писем главы, поздравительных адресов и открыток.
Обеспечение работы приемных главы, первого заместителя главы и заместителей главы муниципального образования город Новотроицк.
Организация приема граждан и организаций главой, первым заместителем главы и заместителями главы города.
Организация работы почтового ящика «Письма Главе», размещенного в фойе здания администрации для приемки писем граждан муниципального образования город Новотроицк.
Организация работы почтового ящика «Гражданский контроль», размещенного в фойе здания администрации для приемки писем граждан и передачи их в Аппарат Губернатора Оренбургской области.
Организация работы «Электронной приемной Президента Российской Федерации» в соответствии с директивными письмами, поступающими из аппарата Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, путем размещения в здании администрации города Новотроицка терминала «Электронная приемная Президента Российской Федерации».
Оформление заявок для своевременной закупки расходных материалов и запасных частей для компьютерной, копировально-множительной и оргтехники, организация обслуживания и ремонта оргтехники по заявкам обслуживаемых подразделений администрации.
Разработка предложений по совершенствованию схем документационного обеспечения.
Обеспечение администрации муниципального образования город Новотроицк периодическими изданиями (газетами и журналами).
Проведение мероприятий по управлению направленных на повышение квалификации специалистов управления, а также служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях администрации, проведение совещаний, семинаров и консультирования по вопросам, относящимся к компетенции управления по функциям документационного обеспечения.
Обеспечение технико-хозяйственной подготовки проведения городских мероприятий, аппаратных совещаний, семинаров.
Прием заявлений физических и юридических лиц, предпринимателей без образования юридического лица о выдаче документов, предусмотренных документооборотом, принятым в администрации муниципального образования город Новотроицк.
Проверка наличия, состава (комплектности), легитимности и подлинности исходных документов, представляемых заявителем, и необходимых для исполнения данного запроса.
Ведение электронной базы данных по обращениям заявителей.
Уведомление структурных подразделений администрации города об истечении сроков исполнения направленных управлением запросов.
Еженедельное предоставление главе муниципального образования город Новотроицк оперативного отчета о количестве обработанных заявок, не выданных в установленный срок документов с указанием причин задержки и мерах по их устранению.
Выявление и анализ причин и условий, способствующих нарушению сроков выдачи запрашиваемых заявителями документов, нарушению сроков ответов на обращения граждан.
Контакты:
Ул. Советская, 80, каб. № 34, тел. 67-50-01.
